Dokumen Faktur penjualan (Invoice) dan contoh templatenya

• 1. Kegunaan faktur penjualan dicetak dengan kertas yang rangkap
• 2. Contoh proses penjualan dengan dokumen faktur penjualan
• 3. Komponen Utama Faktur Penjualan
• 4. Tujuan Faktur Penjualan
• 5. Proses Pembuatan Faktur Penjualan
• 6. Manfaat Faktur Penjualan

1. Kegunaan faktur penjualan dicetak dengan kertas yang rangkap

Setiap transaksi harus didukung dengan bukti transaksi. Tanpa adanya bukti transaksi tidak boleh dilakukan pencatatan baik secara manual (di kertas) ataupun secara digital (di program komputer).

Faktur ini dibuat oleh penjual barang / jasa dan diberikan ke customer / pelanggan saat barang atau jasa diberikan

Pada beberapa perusahaan, Faktur atau Nota dicetak rangkap 3 sampai 4 di kertas Continuous form (NCR), biasanya warnanya Putih, Merah, Kuning dan Hijau.

2. Contoh proses penjualan dengan dokumen faktur penjualan

• Faktur dicetak dengan rangkap 3 (warna Putih, Merah dan kuning)
• Kertas putih pada NCR biasanya yang paling atas jadi dapat dikatakan sebagai 'Faktur Asli'
• Sedang kertas merah dan kuning umumnya disebut 'Faktur Copy'
• Saat Pengiriman Barang, Faktur Copy warna Kuning disimpan sendiri oleh perusahaan untuk arsip perusahaan, biasanya ini berguna saat nanti ada perhitungan pajak
• Faktur warna Putih dan merah dikirimkan ke Pelanggan / pembeli,
• Saat barang telah diterima oleh Pelanggan, pelanggan akan menandatangani kedua kertas sebagai tanda mereka telah menerima barang sesuai dengan yang tertulis di Nota tersebut.
• Bila pembeli langsung melunasi maka Faktur warna Putih (asli) diserahkan ke pembeli dan faktur warna merah akan dibawah kembali oleh pengirim barang sebagai tanda mereka sudah telah mengirimkan barang dan menerima pembayaran
• Bila pembeli akan membayar misalnya 1 bulan lagi, maka faktur warna putih (Asli) akan dibawah kembali oleh pengirim barang sebagai tanda mereka telah mengirim barang
• saat penagihan 1 bulan mendatang bagian penagih akan membawa faktur berwarna putih untuk melakukan penagihan terhadap barang yang sudah dibeli

3. Komponen Utama Faktur Penjualan

• Informasi Penjual: Nama, alamat, nomor telepon, dan detail kontak penjual.
• Informasi Pembeli: Nama, alamat, dan detail kontak pembeli.
• Nomor Faktur: Nomor unik yang mengidentifikasi faktur untuk referensi dan pelacakan.
• Tanggal Faktur: Tanggal pembuatan faktur.
• Tanggal Jatuh Tempo: Tanggal kapan pembayaran harus dilakukan.
• Deskripsi Barang/Jasa: Rincian barang atau jasa yang dijual, termasuk kuantitas dan harga per unit.
• Jumlah Total: Jumlah total yang harus dibayar, termasuk subtotal, diskon, pajak, dan biaya lainnya.
• Syarat Pembayaran: Syarat dan ketentuan pembayaran, seperti pembayaran tunai, kredit, atau cicilan.
• Catatan Tambahan: Informasi tambahan seperti kebijakan pengembalian, garansi, atau catatan khusus lainnya.
• Metode Pembayaran: Informasi tentang cara pembayaran yang diterima, seperti transfer bank, kartu kredit, atau cek.
• Download contoh dokumen faktur penjualan: anda dapat klik disini
• Membuat Sistim Otomatis dengan program usahaku: Anda dapat menggunakan program custom made yang akan kita buatkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda, Dimana program faktur penjualan menyatu dengan sistim penjualan sehingga mulai dari
  • Sales Order (SO) departemen sales yang akan membuatkan data penawaran (quotation) kepada calon pembeli dan mengirimkan dengan melalui sistim ke email calon pembeli.
  • Bila disetujui maka calon pembeli akan membuat dokumen Purchase Order.
  • Selanjutnya dari data sales order akan dibuatkan secara otomatis data Delivery Order (DO).
  • saat bagian penjualan sudah menerima receiving report dari customer bahwa barang sudah diterima dengan baik.
  • maka bagian keuangan akan menerbitkan Faktur penjualan sesuai dengan data SO dan DO yang telah dibuat sebelumnya (tanpa diketik ulang). data ini dapat dicetak dalam format pdf atau dikirimkan ke pelanggan melalui email.
  • Selanjutnya dari data-data faktur penjualan ini sistim akan menghitung piutang customer, dan bila customer memberikan DP atau melakukan retur semuanya dapat dihitung secara otomatis dari sistem saat melakukan cross check pembayaran.
  • dari contoh diatas kemungkinan untuk terjadi kebocoran / korupsi bisa diminimalkan dengan bantuan kontrol dari sistim komputerisasi.
  • kontak kami di link ini

4. Tujuan Faktur Penjualan

• Permintaan Pembayaran: Menginformasikan pembeli tentang jumlah uang yang harus dibayarkan untuk barang atau jasa yang telah disediakan.
• Dokumentasi Transaksi: Menyediakan catatan tertulis mengenai transaksi yang dilakukan antara penjual dan pembeli.
• Dasar Pencatatan Akuntansi: Membantu dalam pencatatan dan pelaporan keuangan.
• Pengendalian Internal: Memastikan bahwa semua penjualan tercatat dengan benar dan membantu dalam audit internal.

5. Proses Pembuatan Faktur Penjualan

1. Pembuatan Faktur: Setelah barang atau jasa diberikan, penjual membuat faktur yang mencakup semua rincian transaksi.
2. Pengiriman Faktur: Faktur dikirimkan kepada pembeli melalui email, surat, atau platform digital lainnya.
3. Pencatatan: Faktur dicatat dalam sistem akuntansi penjual untuk rekonsiliasi dan pelaporan keuangan.
4. Pemantauan Pembayaran: Penjual memantau pembayaran dan menindaklanjuti faktur yang belum dibayar pada tanggal jatuh tempo.

6. Manfaat Faktur Penjualan

• Pengelolaan Arus Kas: Membantu dalam mengelola arus kas dengan memastikan pembayaran diterima tepat waktu.
• Pencatatan Keuangan: Memastikan semua transaksi penjualan dicatat dengan benar untuk tujuan akuntansi dan perpajakan.
• Transparansi: Memberikan kejelasan kepada pembeli mengenai apa yang mereka beli dan berapa yang harus mereka bayar.
• Pengendalian dan Audit: Mempermudah proses audit internal dan eksternal dengan menyediakan catatan tertulis dari semua penjualan.

Faktur penjualan adalah alat yang penting dalam manajemen bisnis, memastikan bahwa transaksi tercatat dengan benar dan pembayaran dilakukan tepat waktu.