• Dokumen Receiving Report dan contoh templatenya
  • 1. Komponen Utama Receiving Report
  • 2. Tujuan Receiving Report
  • 3. Proses Pembuatan Receiving Report
  • 4. Manfaat Receiving Report

Dokumen Receiving Report dan contoh templatenya

Receiving report adalah dokumen yang digunakan oleh departemen penerimaan barang (receiving department) untuk mencatat rincian barang atau bahan yang diterima dari pemasok. Dokumen ini sangat penting dalam proses manajemen persediaan dan pengendalian internal karena memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan yang dibuat oleh perusahaan. Berikut penjelasan detil tentang dokumen receiving report:

1. Komponen Utama Receiving Report

• Informasi Pemasok: Nama dan alamat pemasok.
• Nomor Pesanan Pembelian (Purchase Order Number): Nomor referensi pesanan pembelian yang terkait dengan barang yang diterima.
• Tanggal Penerimaan: Tanggal ketika barang diterima.
• Deskripsi Barang: Deskripsi detail barang yang diterima, termasuk nomor bagian atau SKU (Stock Keeping Unit).
• Jumlah Barang: Jumlah unit barang yang diterima.
• Kondisi Barang: Kondisi barang saat diterima (misalnya, baik, rusak, kurang, atau berlebih).
• Tanda Tangan Penerima: Tanda tangan petugas yang menerima barang untuk mengesahkan bahwa barang telah diterima dan diperiksa.
• Komentar atau Catatan Tambahan: Informasi tambahan yang relevan, seperti catatan tentang kerusakan atau ketidaksesuaian barang.
• Download contoh dokumen receiving report: anda dapat klik disini
• Membuat Sistim Otomatis dengan program usahaku: Anda dapat menggunakan program custom made yang akan kita buatkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda, Dimana program receiving report menyatu dengan sistim Pembelian sehingga mulai dari
  • Purchase Request (PR) departemen yang membutuhkan barang.
  • Bila PR disetujuan sistim akan otomatis merubah secara otomatis menjadi dokumen Purchase Order (PO) yang akan dikirimkan ke Supplier,
  • Selanjutnya apabila barang yang diterima dari Supplier sesuai maka program akan otomatis membuat dokumen Receiving report, tentu saja tanpa mengetik ulang dalam setiap tahapan.
  • Receiving Report akan dijadikan dasar untuk menerima Faktur pembelian yang dikirimkan oleh supplier ke perusahaan.
  • sehingga bisa dilakukan pengecekan sistim otomatis apakah antara barang yang diterima dan ditagihkan sesuai.
  • Bila telah sesuai maka baru sistim bisa melakukan proses pembayaran sesuai dengan faktur pembelian.
  • dari contoh diatas kemungkinan untuk terjadi kebocoran / korupsi bisa diminimalkan dengan bantuan kontrol dari sistim komputerisasi.
  • kontak kami di link ini

2. Tujuan Receiving Report

• Verifikasi Pengiriman: Memastikan barang yang diterima sesuai dengan pesanan pembelian (purchase order) dalam hal jumlah, kualitas, dan spesifikasi.
• Dokumentasi Penerimaan: Mencatat semua informasi penting mengenai pengiriman barang yang diterima.
• Kontrol Internal: Membantu dalam pengendalian internal untuk mencegah penipuan dan kesalahan dalam penerimaan barang.
• Rekonsiliasi Akuntansi: Memberikan dasar untuk mencatat persediaan yang masuk ke dalam sistem akuntansi perusahaan.

3. Proses Pembuatan Receiving Report

1. Penerimaan Barang: Saat barang tiba di lokasi penerimaan, petugas penerimaan barang memeriksa kondisi paket dan membandingkan barang yang diterima dengan pesanan pembelian.
2. Pemeriksaan Fisik: Barang dibuka dan diperiksa secara fisik untuk memastikan jumlah dan kondisinya sesuai dengan yang tertera pada pesanan pembelian.
3. Dokumentasi: Semua informasi tentang barang yang diterima dicatat dalam receiving report.
4. Validasi: Dokumen ini kemudian ditandatangani oleh petugas yang bertanggung jawab sebagai bukti bahwa barang telah diterima dan diperiksa.
5. Distribusi: Receiving report disimpan dan salinannya dikirim ke departemen terkait seperti akuntansi dan pembelian untuk tujuan rekonsiliasi dan pencatatan.

4. Manfaat Receiving Report

• Meningkatkan Akurasi Pencatatan Persediaan: Dengan adanya receiving report, data persediaan dapat lebih akurat dan up-to-date.
• Mencegah Kesalahan: Meminimalisir kesalahan dalam proses penerimaan barang, seperti pengiriman yang salah atau barang yang rusak.
• Dasar Penagihan dan Pembayaran: Membantu departemen akuntansi dalam melakukan pembayaran kepada pemasok karena menjadi bukti bahwa barang telah diterima sesuai pesanan.
• Audit dan Pengawasan: Mempermudah proses audit dan pengawasan internal karena semua penerimaan barang terdokumentasi dengan baik.

Receiving report adalah bagian integral dari manajemen rantai pasokan dan pengendalian internal dalam perusahaan, memastikan bahwa semua barang yang diterima telah diperiksa dan dicatat dengan benar sebelum digunakan atau disimpan.