Macam-macam dokumen dalam perusahaan berdasarkan departemennya

• 1. Departemen penjualan terdapat dokumen-dokumen berikut
• 2. Departemen Pengadaan barang / Pembelian
• 3. Departemen Keuangan
• 4. Departemen Administratif
• 5. Departemen Personalia

1. Departemen penjualan terdapat dokumen-dokumen berikut

• Penawaran Barang: Perusahaan yang memiliki team marketing, biasanya sebelum menjual suatu barang misalnya mobil atau mesin, akan mengirimkan dokumen penawaran barang yang berisi detil spesifikasi barang yang ingin dijual, harga yang ditawarkan, service dan garansi yang akan diberikan. Apabila Penawaran Barang yang diberikan ini disetujui oleh customer yang ingin membeli, maka team marketing akan membuat dokumen work order
• Work Order: atau sering juga disebut dokumen Perintah kerja, adalah dokumen yang berisi instruksi tertulis untuk melakukan pekerjaan tertentu, biasanya terkait dengan pemeliharaan, perbaikan, produksi, atau layanan tertentu dalam sebuah perusahaan. Jadi misalnya team marketing membuat work order untuk pemesanan sebuah mobil yang ingin dibeli oleh customer, maka team bagian gudang dapat mengeluarkan barang tersebut apabila mereka sudah mendapatkan work order ini.
• Surat Jalan: atau sering juga disebut Delivery Order dan sering disingkat menjadi DO adalah dokumen yang akan disertakan oleh perusahaan yang menjual barang saat barang dikirimkan ke customer. jadi saat bagian gudang mengirimkan mobil pesanan customer, maka akan disertai dengan dokumen surat jalan ini. Apabila customer menerima barang dengan baik maka harus menanda tangani DO ini sehingga bisa menjadi bukti bahwa barang telah dikirim dengan baik.
• Faktur Penjualan: Bukti transaksi penjualan yang mencatat detail barang atau jasa yang dijual, harga, pajak, dan total yang harus dibayar oleh pembeli. Setelah barang dikirim dan surat jalan(DO) diterima oleh bagian keuangan, maka team akan membuat Faktur penjualan yang nantinya akan digunakan untuk menagih pembayaran ke customer yang membeli barang.

2. Departemen Pengadaan barang / Pembelian

• Purchase Request: Adalah dokumen permintaan barang dari perorangan / departemen untuk pengadaan / pembelian suatu barang atau jasa. Biasanya Purchase Request yang biasanya disingkat PR ini akan melewati proses persetujuan terlebih dahulu sesuai dengan prioritas dan harga barang yang ingin dibeli.
• Purchase Order: Apabila Permintaan pengadaan barang (PR) disetujui pimpinan, maka bagian pembelian akan membuatkan dokumen Purchase Order yang akan dikirim ke Penjual.
• Dokumen Penerimaan Barang, sering disebut sebagai Receiving Report atau Goods Receipt Note (GRN), adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat dan mengkonfirmasi penerimaan barang yang dikirim oleh pemasok / penjual / supplier. Dokumen ini penting dalam proses pengendalian persediaan dan memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan pesanan yang telah dibuat.
• Faktur Pembelian: Bukti pembelian barang atau jasa dari pemasok yang mencatat detail pembelian, harga, pajak, dan total yang harus dibayar oleh perusahaan. Selanjutnya dari Faktur pembelian ini pemasok akan melakukan penagihan uang pembayaran sesuai dengan perjanjian yang disetujui antara perusahaan dan pemasok.

3. Departemen Keuangan

• Bukti Kas Masuk: Dokumen yang mencatat penerimaan uang tunai oleh perusahaan.
• Bukti Kas Keluar: Dokumen yang mencatat pengeluaran uang tunai oleh perusahaan.
• Buku Besar: Catatan yang merangkum semua transaksi keuangan dalam berbagai akun.
• Laporan Keuangan: Dokumen yang menyajikan kondisi keuangan perusahaan, termasuk neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas.
• Surat Pemberitahuan (SPT): Dokumen yang digunakan untuk melaporkan pajak kepada otoritas pajak.
• Bukti Potong Pajak: Dokumen yang mencatat pajak yang dipotong dari penghasilan karyawan atau pihak lain.
• Laporan Audit: Dokumen yang mencatat hasil pemeriksaan terhadap aktivitas atau laporan keuangan perusahaan.

4. Departemen Administratif

• Notulen Rapat: Catatan tertulis tentang apa yang dibahas dan diputuskan dalam rapat.
• Kontrak kerja: Perjanjian tertulis antara dua pihak atau lebih yang mengatur hak dan kewajiban masing-masing pihak.

5. Departemen Personalia

• Daftar Gaji (Payroll): Dokumen yang mencatat rincian gaji karyawan, termasuk potongan dan tunjangan.
• Kartu Absensi: Catatan kehadiran karyawan yang mencatat jam masuk dan keluar kerja.
• Evaluasi Kinerja: Dokumen yang mencatat penilaian terhadap kinerja karyawan.
• Kontrak kerja pegawai: Perjanjian tertulis antara dua pihak atau lebih yang mengatur hak dan kewajiban masing-masing pihak.
• Formulir Permohonan Cuti: Dokumen yang digunakan oleh karyawan untuk mengajukan cuti.