Dalam pengalaman saya membuat program untuk bisnis perusahaan, fasilitas yang paling banyak digunakan adalah membuat faktur penjualan dan kemudian menagihnya ke pelanggan.

Hampir 60%-70% aktifitas sehari-hari user (pengguna program) dari program yang saya buat ada di bagian ini, walaupun sebenarnya ada banyak fasilitas lain yang saya buat(pembelian, stok, general ledger, penggajian, dll).

dapat dipahami, karena aktifitas bisnis yang utama adalah kemampuan untuk menjual dan mendapatkan pembayaran. Hanya bisa menjual tapi proses penagihan yang amburadul akan membuat pelanggan tidak memiliki kepercayaan (Trust) pada perusahaan kita.

Proses penagihan piutang terhadap pelanggan akan semakin rumit, sejalan dengan berkembangnya perusahaan, bila awalnya perusahaan hanya menerima pembayaran tunai, tapi kemudian mulai memiliki distributor atau agen-agen yang memasarkan barang sehingga harus diberi diskon-diskon khusus.

selanjutnya pelanggan / distributor juga bisa saja memberikan pembayaran dimuka (down payment) untuk membayar beberapa nota tapi nilainya terkadang lebih atau kurang dari total tagihannya.

ditambah lagi kalau pelanggan ada retur barang (credit nota) yang mana bisa saja pelanggan itu meminta pengembalian uang atau dipotong untuk nota-nota yang lain.

kerumitan semua proses diatas dapat diselesaikan dengan program yang kita buat, perhatikan gambar dibawah ini:

bila pelanggan memiliki uang muka (DP) yang telah diberikan sebelumnya pelanggan akan terlacak seluruhnya, termasuk bila sebagian dana telah digunakan (petunjuk 1)

Bila pelanggan memiliki Retur penjualan dan ingin dana pengembalian uangnya digunakan untuk membayar tagihan nota berikutnya (petunjuk 2)

Semua faktur yang Lunas sebagian atau belum lunas akan tampak di bagian bawah, tinggal diberi tanda centang nota-nota yang ingin dilunasi. (petunjuk 3)

program akan menghitung otomatis jumlah tagihan nota dan dana yang dimiliki pelanggan (DP dan retur), selanjutnya sisanya akan dihitung otomatis oleh program dan pelanggan dapat melunasi sisanya. (petunjuk 4)

semua proses pelunasan dan perhitungan piutang dihitung otomatis oleh komputer, pekerja hanya memberikan tanda centang pada bagian-bagian yang dibutuhkan, sehingga mengurangi kesalahan perhitungan (Human error)